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개인정보파일 일제정비

(작성 기준일 2024. 12.)

근거

‣ 「개인정보 보호법」 제32조(개인정보파일의 등록 및 공개)

‣ 「개인정보 보호법 시행령」 제33조(개인정보파일의 등록사항)

‣ 「개인정보 보호법 시행령」 제34조(개인정보파일의 등록 및 공개 등)

세부

추진내용

□ 배경

〇 개인정보의 열람, 정정ㆍ삭제 및 처리정지 요청 등 정보주체의 권리 보장을 위해 공공기관이 보유한 개인정보파일 일제정비 필요

〇 공공기관이 보유하고 있는 개인정보파일 중 과다보유, 불필요한 파일을 정비하여 개인정보 처리의 적정성과 투명성 확보

□ 주요 내용 및 절차

‣ 주요 관리개선 내용

- 개인정보파일 전수조사를 통해 불필요하게 과다 운용 되거나, 보유기간 경과 또는 처리목적이 달성된 개인정보파일의 파기

- 미등록된 파일의 신규 등록 및 파일 변경사항 현행화

- 업무용PC 등에 보관된 개인정보(파일)의 파기 또는 보안조치

‣ 관리개선 흐름도

기관(부서)별 개인정보파일 전수조사 실시
			내부 검토 회의		후속조치 (등록, 삭제, 파기 등)
PC내 개인정보(파일) 전수조사 실시
			<주요 검토 내용>		<주의사항>
			∘ 지속운용 필요성 ∘ 최소수집원칙 준수 여부 ∘ 등록항목의 적정성 등		∘ 보유근거, 보유기간, 정보주체 수 확인 철저 ∘ 삭제, 파기 시 절차 준수, 파기 방법 준수 등

- 기관(부서)별 개인정보파일 및 PC내 개인정보(파일) 전수조사

- 기관(부서)별 내부 검토회의를 통해 지속운용 필요성, 최소수집원칙 준수 여부, 등록항목의 적정성 등 검토

- 검토 결과에 따른 후속조치

ㆍ지속 운용이 필요한 파일은 보유근거, 정보주체 수 등 확인 후 등록

ㆍ과다운용, 보유기간 만료, 처리목적 달성 등 운용 불필요한 경우 파기

유의사항

‣ 개인정보파일의 정보주체 수는 매년 변경되므로 일제정비 일자를 기준으로 변경(정보주체 수만 변경된 경우라도 반드시 변경 등록)

예) 스쿨뱅킹 학생수가 100명에서 102명으로 변경된 경우, 정보주체 수 수정

‣ 개인정보파일 일제정비 완료 후 변경사항을 개인정보 처리방침에도 반영

(개인정보파일명 변경 시)

※ 개인정보처리방침과 개인정보보호 종합지원시스템의 파일 목록이 일치하여야 함

☞ 추진시기: 교육청 업무 추진 시(교육청 공문 시행 시)

관련자료

1. 각급학교 개인정보파일 표준목록

2. 개인정보파일 일제정비 절차

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		각급학교 개인정보파일 표준목록

구분	세부 업무 구분	등록될 개인정보파일명	비고
교무	학적	학교생활기록부	생활기록부 통합
	성적
	학교생활기록부
학부모 서비스	학부모서비스 신청자명단	학부모서비스이용자명단	-
보건	학생건강기록부관리	학생건강기록부관리	-
발전기금	발전기금기탁자관리	발전기금 접수대장	_
		학교발전기금 기탁서	_
홈페이지	○○홈페이지회원정보	○○홈페이지회원정보	-
민원	민원 처리부	민원 처리부	-
위원회	학교운영위원회명부	학교운영위원회명부	-
도서관	도서관대출관리	도서관이용 관리	내부업무 등록 포함
회계	-	스쿨뱅킹(CMS) 정보	-
		교직원 급여 정보	내부업무 등록 포함
인사	인사	교직원 인사기록부	내부업무 등록 포함

☞ 교육부 “각급학교 개인정보 수집업무 길잡이(초등용)”에서 제공한 ‘개인정보파일 표준목록’

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		개인정보파일 일제정비 절차

개인정보(파일) 일제정비(개인정보보호 종합지원시스템 공개)

□ 개인정보보호 종합지원시스템(http://intra.privacy.go.kr)에 접속

□ 담당자 등록(최초 한번)

구분(등록자)	역할	승인(등록) 처리	비고
개인정보 취급자	개인정보처리자의 지휘·감독을 받아 해당 기관의 개인정보의 처리에 관한 실무를 담당하는 사람	같은 학교(기관) 내 ´개인정보 보호책임자 및 총괄관리자´가 승인	□ ´OO학교(기관)´ 개인정보취급자는, □ ´OO학교(기관)´ 개인정보 보호책임자 (총괄관리자)가 승인
개인정보 보호총괄관리자 (개인정보 보호담당자)	개인정보 보호책임자 업무를 보좌하여 해당 기관의 개인정보 처리에 관한 실무를 총괄하는 사람	상위기관의 ´개인정보 보호책임자 및 총괄관리자´가 승인	□ 초‧중학교의 경우, ´관할 교육지원청´의 승인 □ 고등학교(기관)의 경우, ´시교육청´에서 승인
개인정보 보호책임자	해당 기관의 개인정보 처리에 관한 업무를 총괄하여 책임지는 사람 □ 초·중·고 => 교장

□ 담당자 승인절차

개인정보취급자	→	기관(학교) 내 개인정보보호총괄관리자 또는 개인정보 보호책임자	승인완료

		기관(학교)의 개인정보보호총괄관리자 또는 개인정보 보호책임자	→	상위기관 개인정보보호총괄관리자	승인완료

□ 개인정보보호 종합지원시스템(http://intra.privacy.go.kr) 접속하여 공동인증서로 로그인

□ 개인정보파일의 일제정비

1. 개인정보파일 신규등록

(1) “개인정보파일 표준목록”이 등록되어 있지 않은 경우 신규등록 절차에 따라 정비

(2) 메뉴: [개인정보파일 > 개인정보파일처리 > 소속기관파일목록]에서 [등록]

2. 개인정보파일 파기

(1) 사업폐기 등 업무 자체가 없어질 경우 파기 절차에 따라 정비

☞ 예시: 학교 통폐합으로 인한 홈페이지 서비스 종료

(2) 메뉴: [개인정보파일 > 개인정보파일처리 > 소속기관파일목록]에서 파일명을 클릭, 하단의 [파기]

3. 개인정보파일 변경(현행화)

(1) 다음의 내용을 변경(현행화)

	개인정보파일 변경 내용
□ 변경사유: 취급담당자 변경, 정보주체 수 변경, 조직개편에 따른 부서명 변경, 보유기간 변경 등 □ 개인정보의 보유기간: “개인정보파일 표준목록”의 보유기간과 학교의 보유기간이 다를 경우 “개인정보파일 표준목록”의 보유기간에 맞게 변경 □ 취급담당자: 해당 개인정보파일을 담당하는 현재 담당자 이름으로 변경 □ 개인정보의 정보주체 수: 현재 정보주체 수로 변경 ※ 개인정보파일의 항목에 주민등록번호가 포함되면 안 되는 개인정보파일: 주민등록번호 항목 삭제 → “학교생활기록부”, “학생건강기록부”, “발전기금기탁자관리” 개인정보파일 이외는 주민등록번호 삭제 처리

(2) 메뉴

가. 로그인 후 개인정보파일 > 소속기관 파일목록 > 갱신하고자 하는 파일명을 클릭

나. 수정하고자 하는 개인정보파일명을 클릭한 후 하단의 변경 버튼을 클릭

다. 변경된 내용을 수정 한 후 하단의 변경 버튼을 클릭

- 임시저장 기능이 없으므로 반드시 한 번에 입력. 이미 변경했는데 수정이 필요할 경우 상위기관 담당자의 승인처리 완료 후 다시 변경 신청

(필요 시 상위기관 담당자에게 유선으로 반려요청)

4. 개인정보파일 등록(변경)·파기 승인여부 확인

○ 개인정보파일 등록(변경)·파기 승인 절차

▸ 학교(기관)의 개인정보취급자가 신청한 경우 ---- 방법 ①

☞ 같은 기관 내 개인정보 보호총괄관리자(또는 개인정보 보호책임자)의 승인을 받은 후,

☞ 상위기관의 개인정보 보호총괄관리자(또는 개인정보보호책임자)가 승인 후 등록(변경)·파기 완료

▸ 학교(기관)의 개인정보 보호총괄관리자(또는 개인정보 보호책임자)가 신청한 경우 ---- 방법 ②

☞ 상위기관의 개인정보 보호총괄관리자(또는 개인정보 보호책임자)가 승인 후 등록(변경)·파기 완료

<방법 ①>

<신청자> 개인정보취급자	→	<승인자> 기관(학교)의 개인정보보호총괄관리자	→	<승인자> 상위기관 개인정보보호총괄관리자	등록완료 (공개)

반려

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<방법 ②>

		<신청자> 기관(학교)의 개인정보보호총괄관리자	→	<승인자> 상위기관 개인정보보호총괄관리자	등록완료 (공개)

반려

○ 상위기관 승인이 완료되면, 소속기관 파일목록에서 보유중인 파일만 검색한 후 리스트를 체크하여 엑셀변환을 클릭 엑셀파일을 저장

○ 수정 저장한 엑셀파일을 내부결재 득함